Описание работ по внедрению
Существовавший документооборот не соответствовал требованиям организации ООО «Синема-Центр» в вопросах, связанных с безопасностью и скоростью обработки документов между центральным офисом в г. Киеве и кинотеатрами, расположенными в г. Одесса и г. Тернополь. Важным аспектом в выборе программного продукта стало возможность системы решить следующие задачи:
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
Компания «Фаетон» на основании пред проектного обследования организации ООО «Синема-Центр» рекомендовала «1С:Документооборот» в качестве основного программного продукта для создания информационной системы автоматизированной обработки информационных потоков, согласно существующих на предприятии бизнес-процессов документооборота. Программный продукт «1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Внедрение было начато в Апреле 2011г. Работа была разделена на два этапа:
- Создание централизованного безопасного программно-технологического комплекса электронного хранения документов.
- Создание системы оперативного доступа к документам с учетом разного уровня прав пользователей к информации.
Результаты внедрения:
- Создана единая система электронного документооборота и делопроизводства в организации ООО «Синема-Центр».
- Создана система долгосрочного хранения данных.
- Автоматизированы существующие на предприятии бизнес-процессы документооборота.
- Создана система оперативного контроля, прохождения бизнес-процессов документооборота.
- Создана система разграничения доступа к электронной документации, согласно существующей на предприятии административно-управленческой системы.
Начало промышленной эксплуатации Июнь 2011г.
Внедрение системы электронного документооборота значительно повысила эффективность работы пользователей, вовлеченных непосредственно в процесс обработки документов, а также понизила организационно-технических затраты, связанные с размножением и перемещением, а также регистрацией документов.
В планах развития системы электронного документооборота – это интеграция с автоматизированной системой управления предприятием на базе программного продукта «1С: Управление производственным предприятием» в вопросах согласования использования на предприятии денежных средств.
|
